Las dos opciones para destruir documentos sensibles más recomendables son una trituradora con el nivel de seguridad P4 o subcontratar una empresa especializada.

La protección de los datos es una prioridad de primer orden en todos los sectores y el de la oficina de farmacia no se queda atrás. La farmacia es de esos establecimientos que trabajan con una gran cantidad de documentos en formato papel. Estos datos y archivos, pasado un periodo de tiempo, pierden su utilidad y deben ser destruidos por ley. Las claves para cumplir con el marco normativo es tener un protocolo de actuación para destruir esos datos o subcontratar el servicio a una empresa.

Todos los documentos con datos personales deben destruirse de forma segura. No obstante, hay que prestar especial atención a aquellos con datos de salud o que puedan permitir asociar un dato de salud. Por ejemplo que se pueda asociar con una receta médica o su copia. Por ello, es necesario evitar tirarlas enteras a la basura, que se rompan en cuatro o incluso usarlas para papel de sucio.

Existen dos opciones para destruir los datos sensibles en una oficina de farmacia:

• Una trituradora de papel.
• Contratar una empresa especializada en la destrucción de documentos.

La variedad de tipos de oficinas de farmacia en España también provoca que haya otros métodos para eliminar esa documentación sensible.

Se deben destruir los datos en función del grado de protección con el que estos cuentan. Para ello, es necesario tener un único procedimiento para destruir todos los datos.

Nivel de seguridad P4

La destrucción de documentos sensibles se divide en seis categorías y en cada una de ellas existen siete niveles de seguridad. En el caso de las oficinas de farmacias, en función a la documentación que tienen que destruir precisarían una trituradora con un nivel de seguridad P4. La P hace referencia a la categoría «Productos a base de papel», y el 4 determina el nivel que se precisa en un establecimiento farmacéutico. Para hacerse una idea del sentido creciente de esta clasificación: el 1 está diseñado para destrucción de material de publicidad y el 7 es el destinado a eliminar documentación de servicios secretos o sectores militares.

La trituradora nivel P4 corta la documentación con un corte transversal de 160 mm² con un ancho máximo de tira de 6 mm. Este nivel es el más adecuado para deshacerse de estos datos.

Establecer un protocolo de destrucción de documentos sensibles

Lo más aconsejable para una oficina de farmacia es contar con un protocolo para la eliminación de documentos. Se debe tener establecido cómo eliminar la documentación y quién lo va a hacer. No obstante, también se a de tener en cuenta dónde va a almacenar esa documentación y quién puede acceder a ella. Además esa documentación, al tener datos personales, debe cuidarse de un acceso por parte de personas no autorizadas.

Las posibles sanciones por incumplimiento de la normativa dependen de cada caso particular. No existe una sanción igual para todos los casos, sino que se impondrá teniendo en cuenta:

• Actuación de la farmacia y su facturación.
• Los datos que no se hayan destruido bien (cuantitativos y cualitativos).
• Las consecuencias y daños generados por la falta de destrucción.
• También si hay reincidencia.

En cualquier caso, la farmacia debe ser responsable y tener un procedimiento de destrucción de documentos sensibles.

Por último, en este ámbito de la protección datos la farmacia puede estar tentada de subcontratar este servicio a una empresa especializada. Es lo más recomendable, pero hay que asegurarse que la empresa contratada cumple con la normativa de protección de datos y tener un contrato.

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Esta publicación está basada en una publicación de la revista Club de la Farmacia, puedes leer el artículo completo en el siguiente enlace.

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