El inventario de existencias en una oficina de farmacia se suele efectuar en los días o incluso horas previas a la formalización de la escritura pública de transmisión.

En ese momento, ambas partes se estarán enfrentando a numerosas variables con prisas, que ocuparán sus energías, su atención, y les colocarán, probablemente, en una situación de cierta tensión personal.

Por ello, no es recomendable iniciar un proceso como el inventario sin tener claros los objetivos, las condiciones y las circunstancias en que deba efectuarse.

Cualquier discrepancia corre el peligro de multiplicar sus efectos, precisamente, en el peor momento, justo antes de la formalización de escrituras.

Preferentemente, por profesionales

Es el medio más recomendable a nuestro juicio: personal que esté habituado a este tipo de operaciones. Los inventarios pueden llevar horas incluso a equipos especializados y es casi imprescindible contar con herramientas y equipos adecuados. Unos equipos que sepan perfectamente cómo funcionan y sus peculiaridades.

Entre los profesionales con los que se puede contar para la realización de los inventarios destaca el personal de las distribuidoras. Suelen elegirse por las partes generalmente en función de cuál será la principal entidad proveedora de la oficina de farmacia una vez consumada la transmisión. Últimamente, está cobrando un protagonismo paulatino la intervención de personal relacionado con los programas y hardware especializados en gestión de oficinas de farmacia.

Instrucciones expresas

Sea quien sea la entidad elegida para realizar el inventario, es necesario que las partes les faciliten una indicación de las condiciones acordadas por ellos:

• Si hay que incluir un margen aplicable
• La inclusión de productos cuya fecha de caducidad alcance X meses, etc.

En definitiva, se trata de no dar por sentado nada, ni dejar la decisión a un tercero.

Inventario realizado por las partes

No es lo más adecuado: cansancio, nerviosismo, desconocimiento o poca familiaridad con el uso de los lectores láser, etc.

No obstante, hay circunstancias que se justifica esta operación por la parte vendedora y compradora. En ocasiones con ayuda de algún empleado, familiar o amigo. Suele tratarse de inventarios realizados en oficinas de farmacia del medio rural, de reducido volumen, e incluso en casos en los que concertar el desplazamiento de personal especializado puede resultar muy difícil y costoso.

En estos casos, entre las fórmulas a las que se puede acudir destacamos el «muestreo» y la validación del saldo que indique el equipo informático.

El muestreo

El muestreo consiste en el contraste de los datos aportados por el sistema informático, con la comprobación física, de varias referencias de productos. Se suele acudir a la comprobación de no más de unas 200 referencias, y si se adecua el resultado de la comprobación a los datos de la informática. En unos términos aceptables por las partes, se da por bueno el total arrojado por el ordenador. En caso contrario, o bien se puede acordar el ajuste en función del margen de error detectado o, si éste resulta alarmante, habrá que acudir a otro sistema de recuento.

Inventario informático

Este sistema es el más simple de todos, aunque no es el que pueda aportar mayor seguridad.

Como indicábamos anteriormente, la aceptación de los datos arrojados por el sistema informático supone la confianza de ambas partes. Si estas operaciones se hubieran hecho correctamente, el inventario se hace en segundos, pulsando las teclas correspondientes.

Esta confianza no es recomendable, ni para el interés de la parte vendedora ni para el de la parte compradora. Hay que tener ciertas garantías o, cuando menos, indicios de que el valor del inventario es correcto.

Una acción muy recomendable es la incorporación de la parte compradora a la oficina de farmacia durante unos días previos a la firma notarial. Esta incorporación tendría como fin la fiscalización de la gestión, la toma de decisiones por parte del adquirente, su familiarización con la explotación, su gestión, el personal o, incluso, con la clientela. Además, le permitirá ir actualizando y comprobando la composición del almacén y colaborar en que el registro informático lo refleje correctamente.

Entonces sí, se podrá llegar al día previo a la escritura y pulsar el botón para obtener el valor de las existencias con la conformidad y seguridad de ambas partes.

El inventario a posteriori

Coordinar a inventariadores, personal, etc., para realizar el inventario un día determinado, a unas horas concretas, puede no encajar con la cita en la notaría. Puede interesar a las partes hacerlo otro día, por ejemplo, porque es festivo. En estos casos, si no supone un inconveniente para la escritura, sí es posible dejar el inventario para un momento posterior.

Así, las partes pueden indicar en la propia escritura que las existencias quedan pendientes de valoración. Aludiendo al compromiso de que lo harán en un plazo inmediato y conforme al procedimiento acordado en contrato privado. También puede otorgarse al stock una valoración provisional, comprometiéndose recíprocamente las partes a compensarse en función de las diferencias que pudiera arrojar el recuento final.

Entre el momento de la toma de posesión de la oficina de farmacia por la parte compradora y el día en que se efectúe el inventario, lógicamente habrá variaciones en la composición del stock, en función de los nuevos pedidos y ventas realizados. No obstante, suelen corregirse con el acuerdo entre las partes de que se active en el sistema informático la función de «pedido de reposición». Por ello, cada envase dispensado pasa automáticamente a la lista de pedidos. Así, el día de inventario el almacén tendrá las mismas existencias que el día de firma de la escritura, y podrán evitarse las interferencias que pudieran producirse si la parte compradora efectuara otros pedidos durante esos días.

Pago de existencias aplazado

En alguna ocasión, quizá con el ánimo de emular a los «pedidos de primer establecimiento», en los que las distribuidoras aplazan el pago de los pedidos iniciales durante determinados periodos, o bien por exigencias de la propia financiación de la parte compradora, se acuerda que las existencias se abonarán con aplazamiento.

La financiación de la oficina de farmacia que cuenta con hipoteca mobiliaria sobre la oficina de farmacia habrá que extenderla a las existencias. Es decir, que la entidad financiera contará con esta extensión de garantía. Pero la Ley de Hipoteca Mobiliaria exige que para que la hipoteca incluya las existencias, éstas deben estar completamente abonadas. El motivo es para que no encuentren un problema el día de la firma notarial y el acuerdo de aplazar las existencias invalide la financiación.

 

En FAR Capital trabajamos desde hace más de 15 años como consultora farmacéutica especializada en procesos de compra y venta. La asesoría para farmacias es un proceso que incluye tareas legales, financieras y fiscales. Nuestro equipo trabaja contigo para ofrecerte una estrategia personalizada, orientada a rentabilizar tu inversión desde el primer momento, y solventar todas las cuestiones legales que afectan a la formalización del proceso de compraventa.

Esta publicación está basada en una publicación del periódico El Farmacéutico, puedes leer el artículo completo en el siguiente enlace

<a href=»https://www.freepik.es/foto-gratis/farmaceutico-uniforme-blanco-caminando-estante-medicamentos-comprobando-inventario_11036170.htm#query=farmacia&position=12&from_view=search&track=sph»>Imagen de aleksandarlittlewolf</a> en Freepik